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撰寫中文報告技巧

余於香港之外資諮詢公司任職數年,與大陸客戶頗多交道,亦多有機會參與撰寫中文建議書和報告。港人及大陸人雖號稱中文為其母語,但寫作技巧異常拙劣。以口語入文,句式西化已為常事。尤有甚者,文法全然不通,不知其所云,卻莫之能改。蓋因此等句式,流傳已久,深入民心。眾人習以為常,不但不以為非,反覺傳統中文難以理解。余心痛之,積數年之經驗,書之於此,若能對當下文風稍有補益,則亦不枉余之一番心意矣。

通則

中文文法既與西歐語言文法大異,則遣詞造句之方法,自有不同。撰寫報告時,不宜採用太多西化之語句。而中文西化正是現今世人常犯之毛病。此病於余光中之〈怎樣改進英式中文?──論中文的常態與變態〉中已有詳論,今不勞轉述。有興趣之讀者,可以循以下鏈接閱讀全文。

https://dotblogs.com.tw/huanlin/2008/04/23/3205

本文茲就公司報告與建議書中常見之問題,略加分析。

信函

項目建議書之起首,多附有一封信函,以闡述來書之意及書中之大概。此種信函既為公司與公司間之公文往來,故宜使用書面語,不宜以口語入文。正式之公函,應以“敬啟者”起首,信末以“此致 XXX公司XX部門XXX先生”為結尾,表明此信之受文人。信中關於對方之公司,宜稱“貴公司”。對受文人,宜稱“閣下”,“鈞座”或“台端”。對我方,則宜自稱“本公司”或“本人”。若需略表敬意,則可稱“敝公司”。西化之句子及稱呼,於正式公函中可免則免。如“尊敬的領導”,“親愛的XXX”皆不宜出現。又如“我们很高兴向贵公司呈递关于我们XXX专业服务建议书”,此等句子實為外文“We are pleased to ”之翻譯,於中文而言,已不太妥當。兼太過口語化,電郵中出現尚可接受,公函中則不甚得體。以下節錄常見之於建議書:

我们很高兴向贵公司呈递关于我们XXX专业服务建议书。

为了使贵公司享受我方最优质的服务以及资源,我们组织了一支拥有丰富经验和工作热情的专业团队来向贵方提供优质服务及建议。

在下文中,我们非常高兴同贵公司分享我方在全球及中国的XXX能力及经验,尤其是在相关行业领域的XXX经验。同时,我们也向贵司提供了我方建议的工作范围。如贵方有特别需要,我方很乐意按照贵方的要求来修改我方的工作范围。

我们期盼与贵方进一步讨论我方的建议书。同时,若贵方有其他任何问题,可随时联系:

XXX

此文之病,在於冗長,口語化,西化及格式不當。若能作如下改動,則大方得多。一般而言,公函皆應跟隨:

敬啟者:

敬悉貴公司欲開展XXX業務。荷蒙 閣下之邀請,本公司特準備建議書一份,以供省覽。

建議書中列出了本公司於中國乃至於全世界之XXX經驗,突顯了本公司於相關領域之能力。書中亦已包括建議之工作範疇,如有修改,敬請 閣下示之。本公司之項目團隊已經準備就緒,項目隨時可以開展。如何之處,敬候示覆。此致

XXX公司XXX部門XXX先生

(職稱)XXX 謹上

日期

報告

外文報告多喜用“We”或“Ours”以表達本公司或本方之意。受此影響,頗多人於報告中使用“我們”一詞作起首,例如:

我们建议贵行应当根据实际操作情况,定期审阅机制

又如上面節錄之信函,即是濫用“我們”之例子。一篇短短之信函,出現了六個“我們”。乍看之下,似乎問題不大,唯當通篇文章皆用“我們”一詞則甚為臃腫累贅。蓋因“我們”於此等句子中,實不起任何作用。傳統中文中,只要主語明確,一般不再明示。如將上述句子之我們刪除,變為:

建议贵行应当根据实际操作情况,定期审阅机制

意思一樣明確清晰,且無臃腫之弊病。若必須指明某一動作係我方所為,則不宜使用太口語化之句子。應當自稱“本人”“本公司”或者以公司名稱代替。

西歐語言另一特點,為喜用被動式,諸如“This report was written by”,“He is called”。故世人多濫用“被”字。傳統中文,則以主動式為主,估撰寫或翻譯之時,亦當作適當轉換。例如:

我们的工作不应被视作为审计

可直接改為:

本項目並非審計項目

則更合乎中文語法。另外,與其寫“他被稱為”,不若寫“他名為/人稱”。若真要使用被動式,則中文之被動式並非只有一“被”字,乃是根據情況,各自有其用法。諸如:

被殺害,可稱為 遇害

被打,可稱為 挨打

被人提點,可稱為 經人指點

被世人看重,可稱為 為世所重

報告中另一語病,為動詞名詞化,亦即所謂萬用動詞。例如:

我們對某某人進行了訪談

使该模型更为有效的对客户进行评分

訪談本身已經為動詞,無需將之名詞化後再配以“進行”。此種句式亦係西歐語言中所常用者,如“We conducted an interview”,“we performed certain action”,放之於中文則顯為冗長。將之改為:

我們訪談了某某人

使該模型更有效為客戶評分

則恢復了中文簡約之美。

總而言之,中文以簡約為主,無謂之副詞,介詞,助語詞等皆不應保留。又中文之其中一大特色,乃口語與書面語可以完全分離。雖則我國自五四運動以降,提倡白話文,提倡我手寫我口。唯寫文章,總不宜太白話。適當之書面語能使文章莊重得體,亦能顯示撰寫報告之公司,擁有深厚之文化底蘊。